Breve tratado sobre cómo escribir en la Administración Pública

I Técnicas de Redacción

Juan Carlos Barajas Martínez

Instituto Complutense de Ciencia de la Administración

Índice:

• Introducción
• Técnicas de redacción
• Cómo hacer un escrito comprensible
• Corrección gramatical y ortográfica pero sin pasarse
• Formas de saludo y respeto

Introducción

Hace ya algunos años escribí para este blog un artículo sobre cómo escribir informes, el título era “Leyes para escribir un buen informe”. En este texto pretendía dar una serie de consejos, formulados como si de leyes científicas se tratara, sobre cómo escribir informes en un entorno burocrático.

En este artículo que ahora abordo pretendo ir más lejos. En primer lugar porque no voy a centrarme exclusivamente en los informes, voy a hablar de escritos en general y, en segundo término, porque voy a poner el foco en cómo escribir documentos en un entorno burocrático más concreto: Administración General del Estado, la AGE. Y esto de ir a lo más concreto debería traer consigo una mayor facilidad pero, al contrario, de manera paradójica, a mí me resulta un ejercicio más complicado. De todas las maneras, recogeré ideas del artículo anterior que me parecen básicas y que son aplicables a cualquier comunicación escrita.

¿Quién o qué me capacita para sentar cátedra en esto de escribir documentos administrativos?, pues en realidad si soy sincero, tendré que responder que nadie y nada respectivamente, no tengo diploma ni título de escritor administrativo otorgado por alguna institución de prestigio. Me atrevo porque dentro de poco cumpliré treinta y tres años de servicio como funcionario de la AGE y, en ese largo período de tiempo, he escrito mucho. Como persona observadora, estudiosa y perfeccionista, me he ido haciendo recetas, truquillos con los que atacar un folio en blanco y producir industrialmente escritos.

Tampoco es que vaya a innovar radicalmente, la mayoría de estos consejos los he encontrado por ahí, otros son recetas personales o son recetas de otros a las que condimento con mis propias especias para darle un sabor personal. El caso es que para lo que cobro por este trabajo no creo que nadie tenga el valor de criticarme ferozmente. Y, por supuesto, siempre queda el recurso de no hacerme caso.

Pues si os parece, vamos a comenzar. Para mí, las técnicas que se utilizan a la hora de parir un documento administrativo pertenecen a dos grupos: técnicas de redacción y técnicas de concepción.

Las técnicas de redacción son herramientas que se deben utilizar a la hora de escribir. Son fundamentalmente herramientas de estilo. El objetivo de estas técnicas es conseguir claridad y concisión en el texto. Son independientes del tipo de documento que se vaya a escribir.

Las técnicas de concepción son herramientas que nos ayudan a pensar qué es lo que quiero decir y a quién quiero decírselo. Podría parecer que esto es fácil, pero no lo es en absoluto. La redacción de documentos es un arte que llama al engaño. ¡Cuántas veces habré creído hacer un buen escrito y haberlo dirigido a quién correspondía y luego ha resultado que no se entendía o no debía ir al que lo dirigí!. En la concepción de un escrito está incluida la elección del tipo de documento a escribir, no es lo mismo concebir un informe que una notificación.

Técnicas de redacción

Yo clasificaría las técnicas de redacción de documentos en tres categorías: técnicas para hacer el escrito más comprensible – hay que huir de lenguajes administrativos poco comprensibles y desagradables para el ciudadano o para el compañero-, técnicas para mantener la corrección gramatical – hay que escribir con cierta decencia gramatical para que el documento sea tomado en serio -  y formas de protocolo – no olvidemos que, o bien nos movemos entre unidades administrativas con su espíritu jerárquico y burocrático, o bien, estamos dirigiéndonos al ciudadano y tenemos que hacerlo con educación y respeto.

Como hacer un escrito comprensible

Si nos fijamos en los modos de hacer un escrito comprensible, lo primero que debe intentarse es hacer el texto lo más agradable de leer que te permita el asunto del documento que no suele ser precisamente divertido y, para ello, es muy recomendable trabajar con el formato del mismo.

Así, es buena práctica usar un tipo de letra suficientemente grande, un buen tamaño es de 11 o 12 puntos. Que la fuente de caracteres sea inteligible – ni “monotipe cursiva”, ni “élfico”, ni “Klingon” están recomendados a tal fin, hay mucha gente que le tiene manía al “comic sans” -; es mejor utilizar los tipos más comunes como “Arial o Times New Roman”. Es buena práctica poner espaciado entre líneas y, sobre todo, entre párrafos, mejora la lectura.

Dado que vivimos en la cultura de la imagen y tenemos muy poca paciencia a la hora de leer, a menudo, las personas hacen una lectura diagonal. Hay gente muy hábil en este tipo de lecturas, pero en general, los lectores diagonales no se enteran de mucho. Usar la negrilla para destacar lo importante facilita la lectura a este tipo de lectores y no repele a los que se lo leen todo, estos últimos son los buenos por cierto. Los que no leen nada, nada se puede hacer por ellos.

Poner una única idea en un párrafo es una gran técnica de redacción. He leído textos imposibles de entender porque se intentaba explicar varias ideas en una frase, en un encomiable intento de ir al grano, pero con resultados claramente ininteligibles. Si concentramos una idea en un párrafo también conseguiremos párrafos cortos con lo que aumentaremos la claridad doblemente.

Debemos usar un lenguaje claro pero no caer en lo chabacano, un lenguaje culto pero sin exceso, sin abuso de adjetivos y adverbios. Debe ser también conciso, yendo al meollo. A menudo en la Administración, como dice el periodista José Badía: “nos encontramos con textos incomprensibles para el ciudadano: crípticos, densos, embarullados, ampulosos, rimbombantes, pretenciosos. Expresión de una jerga inaceptable, insoportable. El ciudadano, el administrado, tiene derecho a entender, a saber lo que se le dice. No tiene por qué traducir, y menos buscar traductor. La Administración está obligada a la claridad. Los funcionarios están obligados a escribir para que se les entienda”. Donde hay oscuridad, no hay transparencia.

Para que se me entienda, es preferible decir "fuegos artificiales" a decir "demostración pirotécnica","actuar" a "tomar medidas sobre la cuestión", "rápidamente" a "a la brevedad posible", "medir" que "cuantificar". Nunca hay que decir "curriculums" - por incorrecto -  ni "curricula" - que no eres un catedrático de lenguas muertas -, es mejor dejarse de latinajos e ir al castellano puro y decir "currículos". Y así podemos dar mil ejemplos.

De joven me encantaban los bandos del entonces alcalde de Madrid, el profesor Enrique Tierno Galván. Con ocasión de la escritura de este artículo los he releído y me siguen divirtiendo y admirando. Están redactados, con una bondadosa ironía,  en un español pariente de un castellano más antiguo sin llegar a rebozarse en el fango de lo arcaico. Un funcionario no debe intentar emular al entrañable alcalde, al menos en esto. El intentarlo y obtener el resultado que conseguía el viejo profesor es un lujo que pocos se pueden permitir. Hay que escribir en un lenguaje moderno, huyendo de las formas jurídicas que hace muchos años que se dejaron de usar en el lenguaje usual.

A este ejercicio  de hacer más claro y directo el lenguaje administrativo tomado como un derecho del ciudadano es a lo que José Badía llama modernización del lenguaje administrativo.

A la hora de redactar un documento administrativo es muy importante pensar en los destinatarios del mismo. Se tiene que pensar en el destinatario final y en todos los posibles lectores que puede tener el documento, nunca se sabe en qué manos puede caer.

El lenguaje debe ser más llano y claro cuando se dirige el escrito a un ciudadano que no tiene por qué ser un experto en el asunto de que trate el documento.

En cambio, si se trata de un documento que se envía a otra unidad administrativa se puede elevar el nivel sin llegar a hacerlo incomprensible. Tiene que ser moderado no tanto en las críticas que se hagan como en el tono de dichas críticas y debe estar empapado en la cultura propia de la organización en la que se trabaja. Y tiene que estar fundamentado, basado en cifras y datos, con una argumentación clara y unas conclusiones meditadas.

Es buena técnica también destacar aquello que puedes hacer por el destinatario y no regodearte en lo que tienes que denegar o prohibir. Hay que procurar que el sentido general del texto sea positivo. Muchas veces es difícil, un “no” es siempre duro y una mala noticia siempre es triste.

El abuso de los acrónimos y de siglas es otro de los males de nuestro tiempo. Se pueden utilizar acrónimos y siglas, a ver quién es el guapo que lo evita, pero no directamente sin explicar en qué consisten. Así, es buena práctica que la primera vez que aparece el concepto se escriba completo seguido de sus correspondientes siglas entre paréntesis, a partir de ese momento, se pueden utilizar las siglas en el resto del texto.

El mundo de la informática es el principal campo de batalla de siglas y acrónimos, los mediocres los usan descabelladamente en un vano intento de hacer que un lenguaje críptico dé una pátina de experto a quién no lo es. En textos que tratan de tecnologías – no sólo las de la información – o en el uso de cualquier lenguaje profesional, no es mala idea poner un apéndice con un glosario de términos, sobre todo en el caso de los informes.

Otra cuestión que hay que evitar es el uso de neologismos y anglicismos, sobre todo si existe un término equivalente castellano. Una vez un vecino de mi tío Celestino – que en paz descanse - le trajo un tensiómetro digital a su casa para enseñarle su funcionamiento, nada más encenderlo el aparato cobró vida y empezó a escribir en el visor – que no “display” - caracteres raros, yo pensé que se estaba haciendo un test de arranque, pero el vecino le dijo a mi tío: “se está dando un repaso”. A veces es increíblemente sencillo.

No usemos anglicismos, si no es absolutamente necesario porque no encontramos un término español equivalente, o bien, porque están muy aceptados socialmente. Es mejor decir "software" que "logical" – palabra que no usa nadie – o que programación – que significa muchas más cosas -. Ahora bien, es mucho mejor decir habilidad, destreza, talento, aptitud o capacidad que decir “skill”, palabra inglesa que odio cortésmente y que está por todas partes. No por usar voces inglesas va aumentar vuestro prestigio social.

En castellano, en otras lenguas no es tan importante, repetir en una misma frase la misma palabra queda fatal.  El diccionario de sinónimos del Word es una herramienta muy útil para estos menesteres.

Cuando la repetición se vuelve patológica estamos delante de las horribles muletillas, la semana pasada conté doce "y además", en una memoria técnica de tres páginas que se tenía que presentar para aprobar un proyecto de trabajo fin de máster. Hay que luchar contra las muletillas en desigual combate pues quedan feas, pues la gente tienen tanta habilidad en descubrirlas como el autor en no darse cuenta de que las usa.

No escribáis textos telegráficos, el resultado es muy farragoso e incorrecto. No olvidéis que las preposiciones y los artículos existen, no se dice "enviar a Ministerio", ni “consultar a obispado”, ni “Casa Real ha respondido”.

A pesar de todo, se os colarán gazapos, si el que habla se equivoca el que escribe se equivoca menos, pues tiene tiempo para pensar. Pero lo hace para siempre porque lo escrito, escrito queda.

 Corrección gramatical y ortográfica, pero sin pasarse

Nadie puede evitar cometer errores pero un escrito administrativo no puede ser un texto cargado de faltas. Tenemos la suerte de trabajar con ordenadores que nos señalan gran parte de las palabras mal escritas aunque, cuando la palabra equivocada existe – “baca” y “vaca” por ejemplo – el Word no nos puede avisar. Conviene repasar el texto para detectar posibles faltas tan descaradas que son como una pedrada en el ojo del lector. Si no es algo urgente conviene dejar reposar el texto y volverle a echar un vistazo un tiempo después, pues la mente tiende a leer aquello que creemos que hemos escrito y no lo que escribimos en realidad.

Y ya que trabajamos con ordenadores, siempre tengo abierto en otra ventana, el Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia (RAE) (http://dle.rae.es). De esta manera, ante cualquier duda sobre el buen uso de una palabra la resuelvo en el diccionario. También es muy útil el Diccionario Panhispánico de Dudas (http://www.rae.es/recursos/diccionarios/dpd) publicado por la misma institución.  Y no recomiendo la Ortografía Básica de la RAE, porque no es gratuita y yo jamás me meto en la economía de nadie.

El gran sociólogo alemán Max Weber dejó escrito que la burocracia se caracteriza por -  entre otras muchas propiedades - su impersonalidad, por sus procedimientos basados en normas escritas, sin favoritismos ni decisiones arbitrarias. Esto debe quedar reflejado en el texto mediante el uso de un lenguaje impersonal. Además, el firmante del documento debe protegerse recalcando que no es él que actúa personalmente, sino que es el representante de un organismo que es el que realmente actúa o resuelve.

Por esta razón es recomendable usar, en primer lugar, la tercera persona, fórmulas como "el Ministerio considera que" o "esta oficina no tiene la competencia en". En segundo lugar, podemos recurrir a las oraciones impersonales, pero tienen el inconveniente de carecer de sujeto lo que aumenta la ambigüedad, aunque a veces, es interesante no poner el sujeto, sobre todo, si el sujeto eres tú. Se pueden usar fórmulas del tipo: "se notifica que" o "se resuelve por medio de esta orden".

En castellano solemos usar la voz activa mucho más que la voz pasiva. El resultado de usar la activa  suele ser frases más cortas y más comprensibles. Es mejor decir "El interventor comprobó las facturas" que "las facturas fueron comprobadas por el interventor". Así que hemos de procurar usar la voz activa y evitar la pasiva, pero hay que decir que ésta última es perfectamente correcta y puede ser preferible cuando tiene carácter impersonal. En general, cuando relees un documento en el que has escrito una frase en pasiva, si es  inoportuna va a rechinarte en los oídos, la cambias a activa y a otra cosa mariposa.

Hay que procurar mantener la coherencia entre los tiempos verbales, la concordancia entre los elementos de una frase en género y número.

Por último, no repitáis en los textos errores que pueden ser disculpables en el lenguaje oral, como hemos dicho, escribiendo se tiene más tiempo para pensar. Cuidad la puntuación, los leísmos y laísmos (sé que es difícil)  y el dequeísmo. Hay que escribir de forma gramaticalmente correcta, o al menos, dentro de una gramática socialmente aceptada,  en la medida de las posibilidades de cada cual.

Fórmulas de saludo y respeto

Cuando escribes un documento en calidad de funcionario de la administración pública debes tener siempre en cuenta de que eres un representante del Estado y, por tanto, no está bien que escribas coloquialmente o tutees al ciudadano o a un compañero de otra oficina administrativa, a no ser que lo conozcas personalmente o seas de su mismo cuerpo administrativo. El “¿quéee passaa tío?” está completamente prohibido y el “usted” se aplica por defecto.

Se debe guardar respeto y educación exquisitas sin caer en la zalamería o el dulzor innecesario, ni tampoco está bien irse al otro extremo y aplicar una impersonalidad de tal grado que el ciudadano sienta que está comunicando con una máquina. Entre ambas actitudes hay mucho trecho en el que podemos encontrar un estilo formal y educado.

La mayoría de las comunicaciones entre órganos administrativos tienen formatos establecidos y no se usan formas de salutación ni despedida. Hace años se utilizaba el “Dios le guarde a usted muchos años” pero eso está superado. A veces se suele poner un “Querido Luis” escrito a mano al principio del texto, si conoces al tal Luis y quieres manifestar proximidad y, para terminar, un “un abrazo” después del texto también escrito a mano. De esta manera manifiestas acercamiento, pero sin salirte de tu función porque el texto es formal y administrativo.

Hasta hace pocos años existían tratamientos como:  Vuestra ilustrísima (VI) e Ilustrísimo Señor (Ilmo. Sr.), para ciertos altos cargos, y Vuestra Excelencia (VE) y Excelentísimo Señor (Excmo. Sr.) para los cargos realmente altos. Gracias a Dios tales tratamientos han desaparecido aunque yo los uso sagazmente cuando he tenido que reconvenir - o informar de algo que había hecho mal - a una autoridad muy por encima de mí en el organigrama. Era una forma de hacer la pelota y distraer al encumbrado destinatario mientras le echabas una bronca discreta.

En cambio, en la comunicación con el ciudadano y las empresas sí se utilizan fórmulas de saludo. Yo creo que es suficiente un “Señor:” o “Señora:” para dirigirte a un ciudadano, o un “Señores:” si te diriges a un grupo o empresa. Si quieres ser un poco más formal puedes poner “Estimado señor” o “Estimada señora” o “Estimados señores”. Lo de “Muy señor mío” me parece excesivo a estas alturas del milenio.

Para despedir creo que basta un “Atentamente”, quizás un “Afectuosamente” o “Cordialmente”, si hay cierta complicidad, o bien, si les has dado un palo denegando su solicitud y quieres manifestar cierta proximidad para endulzarlo.

Mi padre decía que el tratamiento “Don” o “Doña” se otorgaba otrora para el que tenía el bachillerato, en cualquier caso, hoy se aplica a todo el mundo, por lo que ya sabéis: como regla general hay que usar el tratamiento de “Don” y “usted” a todo el personal.

Y, para terminar, si hay que firmar, siempre con el cargo encima de la firma manuscrita y el nombre en caracteres tipográficos debajo. Aunque tengo que reconocer, no se lo digáis a nadie, que alguna vez he firmado sin pie de firma, cuando le tenía que decir que no a un airado ciudadano que atesoraba el mismo tamaño que un armario ropero y tenía cierta propensión a la violencia. ¡Ah!, y no dejes mucho espacio entre la antefirma y el final del texto, alguien podría colarte algún texto no deseado entre medias.

Final… por ahora

No he acabado de daros todos los consejos y recetas sobre el noble arte de hacer escritos administrativos. Me temo que tengo que hacer otro artículo, en que os contaré las técnicas para pensar qué es lo que quiero decir, a quién quiero decírselo y cómo decírselo, es decir, las técnicas que me permiten concebir documentos administrativos de manera apañada, aséptica y eficaz.

Juan Carlos Barajas Martínez

Instituto Complutense de Ciencia de la Administración

Bibliografía

Técnicas de Comunicación Escrita
Ask Consultores- Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación
Madrid 2004

En Antena

Libro de estilo de periodismo oral

Cadena SER

Editorial Taurus
Madrid 2017

Sobre la modernización del lenguaje administrativo

Javier Badia

http://lenguajeadministrativo.com

Bandos del Alcalde
Enrique Tierno Galván
Editorial Taurus
Madrid 1986